Nos conditions générales

Article 1 : Objet de la convention

1.1 Convention entre le client et le professionnel :

Le client déclare par la présente confier au professionnel qui accepte la mission telle que décrite ci-après (cf.1.2), laquelle s’entend à l’exclusion de toute immixtion du professionnel dans les décisions de gestion par le client, seul responsable de ses choix stratégiques et des résultats qui en découleront.

La présente description du cadre de la mission confiée par le client au professionnel n’exclut pas l’ajout d’éventuelles missions complémentaires ultérieures, ponctuelles ou récurrentes au descriptif prévu à l’article 1.2 ci-après en relation ou non avec celle-ci pour peu que le client en fasse expressément la demande au professionnel par un document probant et pour autant que le professionnel ait accepté cette/ces missions. C’est la date de l’acceptation du professionnel qui fera courir sa responsabilité concernant cette/ces nouvelles missions. Les missions que le professionnel exécute pour le client, en dehors du cadre de la mission décrite à l’article 1.2 ci-après sont portés en compte au client soit sur la base des tarifs horaires applicables au moment où les missions en question sont exécutées préalablement communiqués au client soit sur base du tarif préalablement convenu avec le client. Ces prestations feront l'objet d'une facturation complémentaire.

1.2 Descriptif de la mission

a) Sous l’angle de l’organisation comptable
1. La tenue de la comptabilité
2. Conseils relatifs à l’organisation comptable et administrative
3. Autres missions comptables éventuelles.

b) Sous l’angle du droit des sociétés
1. La rédaction des comptes annuels
2. La préparation de l'assemblée générale annuelle en vue de l’approbation des comptes annuels
3. Dépôt des comptes annuels approuvés à la Banque Nationale de Belgique  
4. Assistance relative au respect du droit des sociétés
5. Autres missions éventuelles.

c) Sous l’angle fiscal
1. L'accomplissement des formalités administratives relatives aux obligations fiscales
2. Rédaction et/ou dépôt de déclarations T.V.A. mensuelles/trimestrielles et listing T.V.A.
3. Rédaction et/ou dépôt des déclarations d'impôts : IPP /ISOC
4. Assurer la défense des intérêts du client auprès des administrations fiscales
5. Autres missions fiscales éventuelles.

d) Sous l’angle de la fourniture de conseils/d’assistance
1. Conseils relatifs à la constitution d’une société
2. Aide à la rédaction d’un plan financier et statuts
3. Informations relatives à l’application de la législation relative aux baux commerciaux
4. Aide à l’obtention de subsides
5. Conseils en termes d’analyse financière de l’entreprise :      Ex : tableaux de bord, élaboration de situations intermédiaires …
6. Formalités administratives, moniteur, BCE et secrétariat social.

e) Registre UBO
1. A titre préliminaire, il est mentionné que le professionnel traite les données personnelles du client pour les besoins de la gestion contractuelle et administrative du dossier de celui-ci, dans le respect des législations imposées au professionnel et pour l’exécution des missions convenues entre eux
2. Assistance du client dans l’accomplissement de ses obligations relatives au registre UBO, tel que décrit [à l’article 14/1 du Code des Sociétés ou à l’article 58/11 de la loi sur les ASBL du 27/06/1921] ou Accomplissement, comme mandataire, des obligations du client dans le registre UBO tel que décrit [à l’article 14/1 du Code des Sociétés ou à l’article 58/11 de la loi sur les ASBL du 27/06/1921].

Article 2 : Début de la mission

La présente convention débute le client depuis et implique une première intervention du professionnel.
Toutes les obligations fiscales liées au bilan Date Clôture seront assurés par le professionnel.

Article 3 :  Obligations du client

Nos clients s’engagent à nous communiquer les informations et documents nécessaires au bon accomplissement de nos missions (et notamment la déclaration TVA) sans omission et en temps utile afin de nous permettre le traitement adéquat de ces données.

Nos clients s’engagent à nous communiquer immédiatement (le cas échéant, par e-mail) tous documents en provenance des autorités (notifications, avertissements extraits de rôle, formulaires de déclaration à l’impôt, demandes de renseignement, etc.) ; le défaut d’une communication d’un tel élément dès sa réception par nos clients nous libère automatiquement de plein droit de toute responsabilité quant aux conséquences d’un éventuel traitement tardif par nous de ces éléments.

Le client s’engage à fournir au professionnel les informations correctes et actualisées sur ses bénéficiaires effectifs et à lui communiquer tout changement ultérieur impliquant une adaptation éventuelle dans le registre UBO ; et ceci dans les 15 jours après avoir pris connaissance du changement. Faute de ce faire, le professionnel sera déchargé de toute responsabilité pour le non-respect des obligations légales applicables en la matière.

Nos prestations sont censées réceptionnées et agréées sans réserve au fur et à mesure de leur exécution matérielle ; elles sont effectuées sur la base exclusive des indications, documents et données fournis par nos clients : quand bien même un prix forfaitaire aurait été établi pour l’exécution d’une mission, les prestations supplémentaires occasionnées par une communication tardive seront facturées en sus.

Article 4 : Obligations du professionel

Nous nous engageons à effectuer les missions qui nous sont confiées en professionnels consciencieux et diligents, conformément aux principes et méthodes comptables en vigueur au moment de l’exécution de la mission.

Article 5 : Responsabilité

Nos collaborateurs n’ont pas qualité pour arrêter, avec nos clients ni l’objet ni le prix ni les modalités des missions qui nous sont confiées ; nos collaborateurs n’ont pareillement pas qualité pour procéder à l’encaissement de quelque somme que ce soit qui nous serait due. Seuls les organes compétents de notre société nous engagent conformément à ses statuts.

Article 6 : Fin de la convention

Sauf dispositions dérogatoires, particulièrement expresses, nos relations avec nos clients sont à durée indéterminée : chacune des parties peut y mettre fin moyennant préavis de trois mois. Ce préavis prend cours huit jours après l’envoi, par une partie ou l’autre, d’une lettre recommandée ou d’un e-mail nécessitant un accusé de réception. En cas de non-prestation du préavis, une indemnité irréductible et forfaitaire de même durée sera due sur base des honoraires, fixes et variables payés à DDJ & Partners dans les douze mois précédent la rupture.

Le forfait fiscal quant à lui sera calculé au prorata sur une base mensuelle et la période de référence correspondra toujours au moins de janvier de l’année en cours.

A l’échéance de la collaboration, les frais de clôture et le transfert des données et documents comptables sont fixés à 350 € + TVA.

Article 7 :  Honoraires

7.1. Généralités

Les honoraires du professionnel sont fixés en fonction de la nature, de l'importance, de la complexité, du volume (notamment nombre de documents à traiter) et de la portée de la mission telle que décrite à l’article 1.2 mais aussi en fonction du niveau de difficulté du dossier, de la nature des activités du client et le temps estimé ainsi que les compétences requises par les collaborateurs du Professionnel pour mener à bien la mission et ce, compte tenu de la responsabilité assumée par le professionnel. Les Parties conviennent que si l’un de ces facteurs devait évoluer dans le futur, les honoraires seront adaptés en fonction, suivant accord préalable des Parties.

Les tarifs sont indexés annuellement, le 1er janvier et ce, selon la formule suivante :
- Nouveau montant = ancien montant x nouvel indice/ancien indice.
La première indexation entrera en vigueur à partir du 01/01/2024.

7.2. Fixation des honoraires

Le forfait comptable comprend l’établissement des déclarations TVA, l’établissement du bilan, l’envoi du listing clients, l’établissement des comptes annuels (hors débours qui seront refacturés au prix coûtant). Le forfait fiscal reprend les obligations fiscales telles que l’envoi des déclarations fiscales IPP et ISOC, les réunions (hors opérations spécifiques).

Toute éventualité de modification du forfait sera discuté avec le client au préalable (augmentation du nombre de documents à traiter,…).

Article 8 : Délai et modalités de paiement

Toutes nos factures sont payables à 30 jours date de facture. Les factures non réglées à leurs échéances seront majorées automatiquement et de plein droit des frais d’encaissement ainsi que d’un intérêt de 1% par mois. En outre, au cas où une facture ne serait pas réglée dans les huit jours d’une mise en demeure, son montant sera majoré d’une indemnité forfaitaire de 15% avec un minimum de 150€ à titre de dommages-intérêts irréductibles. Toute facture non contestée par écrit recommandé ou e-mail avec accusé de réception dans les 8 jours sera considérée comme acceptée.Par ailleurs, le non-paiement de l’une ou quelconque de nos factures rend automatiquement toutes les autres exigibles immédiatement, quand bien même elles auraient été assorties d’un terme.De plus, le non-paiement de l’une de nos factures après un délai de 60 jours date de facture nous autorise expressément à surseoir directement et sans préavis à l’exécution de nos propres obligations résultant des missions qui nous sont confiées.

Article 9 : Litiges

Tout litige relatif à l’exécution de nos missions sera tranché par les juridictions judiciaires de Bruxelles en français.

Article 10 : Confirmation et accord

En signant la lettre de mission, les parties reconnaissent avoir dûment pris connaissance avant signature et confirment expressément leur accord avec l’intégralité des clauses reprises dans cette lettre de mission.